Quản lý tồn kho sản phẩm

🌐 Ngôn ngữ: 🇻🇳 Tiếng Việt (hiện tại) · 🇬🇧 English

Quản lý tồn kho sản phẩm trong GP247

Giới thiệu

Tài liệu này giải thích nghiệp vụ quản lý tồn kho (stock) của GP247/S-Cart cho chủ cửa hàng không rành kỹ thuật: tồn kho tăng/giảm khi nào, hai cấu hình quan trọng quyết định có cho bán vượt tồn hay không, và vì sao đơn tạo trong trang quản trị (admin) cũng trừ kho giống hệt đơn khách đặt ngoài storefront. Đọc xong bạn sẽ tự tin cấu hình và hiểu con số kho biến động thế nào.

1. Hai con số của mỗi sản phẩm

Mỗi sản phẩm có hai con số về số lượng bạn cần nhớ:

Tồn kho (stock): số lượng đang còn để bán.
Đã bán (sold): số lượng đã bán ra (chỉ để thống kê, tự cộng lên).

Ngoài ra có Số lượng tối thiểu (minimum): số lượng ít nhất khách phải mua trong một lần (mặc định là 1).

Khi một đơn phát sinh, hệ thống trừ stock và cộng sold cùng một lượng. Khi gỡ đơn/dòng hàng, kho được hoàn lại.

2. Sơ đồ vòng đời tồn kho

flowchart TD
    A["📦 Tồn kho sản phẩm (stock)"]
    A -->|"Tạo đơn (ngoài storefront HOẶC trong admin)"| B["stock giảm · sold tăng<br/>theo số lượng đặt"]
    A -->|"Thêm / tăng số lượng dòng hàng trong admin"| B
    B -->|"HỦY ĐƠN · xóa dòng hàng · giảm số lượng"| A
    A -->|"Mở lại đơn đã hủy (có kiểm tra tồn)"| B
    A -.->|"Sản phẩm loại Gói (Bundle)"| C["Trừ kho TỪNG sản phẩm con<br/>theo số lượng trong gói"]

Nếu nơi bạn đọc không vẽ được sơ đồ, hãy hiểu đơn giản: hàng đang nằm ở đơn thì không nằm trong kho. Đặt đơn → hàng rời kho. Hủy đơn → hàng về kho. Mở lại đơn đã hủy → hàng lại rời kho.

3. Hai cấu hình quyết định việc bán theo tồn kho

Có hai công tắc trong Cấu hình cửa hàng ảnh hưởng trực tiếp tới tồn kho:

Cấu hình	Nằm ở	Ý nghĩa
Quản lý tồn kho (`product_stock`)	Cấu hình Sản phẩm	Bật thì cửa hàng theo dõi tồn kho. Tắt thì không quan tâm kho — luôn cho mua.
Cho phép mua khi hết hàng (`product_buy_out_of_stock`)	Cấu hình Đơn hàng	Bật thì cho khách mua vượt quá tồn kho (kho có thể về âm). Tắt thì chặn khi vượt tồn.

Quy tắc "còn đủ hàng để bán" của hệ thống là:

Cho phép đặt số lượng nếu ( cho phép mua khi hết hàng ) HOẶC ( không quản lý tồn kho ) HOẶC ( tồn kho ≥ số lượng đặt ).

Quan hệ phân cấp (quan trọng): product_stock là công tắc tổng. product_buy_out_of_stock chỉ có tác dụng khi product_stock đang bật. Nếu tắt quản lý tồn kho, tuỳ chọn "cho phép mua khi hết hàng" không còn ý nghĩa (hệ thống luôn cho mua). Hai công tắc không mâu thuẫn — chúng ghép bằng HOẶC.

Ngoài ra còn hai cấu hình liên quan (không bắt buộc):

Ẩn sản phẩm hết hàng (product_display_out_of_stock): khi bật quản lý kho, sản phẩm về 0 sẽ bị ẩn khỏi storefront.
Đặt trước (product_preorder): cho đặt trước kể cả chưa có hàng.

4. Khi nào tồn kho GIẢM, khi nào ĐƯỢC HOÀN?

Giảm kho (stock giảm, sold tăng) xảy ra khi:

Khách đặt hàng thành công ngoài storefront (thanh toán xong).
Bạn tạo đơn trong admin (màn Tạo đơn hàng).
Bạn thêm một dòng hàng vào đơn trong admin.
Bạn tăng số lượng một dòng hàng (chỉ trừ phần chênh lệch).
Bạn mở lại một đơn đã hủy — chuyển trạng thái từ "Đã hủy" sang trạng thái khác. Hàng đã trả về kho lúc hủy nay bị lấy ra lại. Bước này có kiểm tra tồn kho — xem cảnh báo bên dưới.

Hoàn kho (stock được cộng lại) xảy ra khi:

Hủy đơn — chuyển trạng thái sang "Đã hủy" → hoàn kho toàn bộ dòng hàng của đơn.
Xóa một dòng hàng trong đơn.
Giảm số lượng một dòng hàng (chỉ hoàn phần chênh lệch).
Xóa đơn hàng → hoàn kho nếu hàng chưa về (đơn đã hủy trước đó thì thôi, không cộng lần hai).

KHÔNG đụng tới tồn kho:

Mọi thay đổi trạng thái khác, ví dụ "Mới" → "Đang xử lý" → "Hoàn thành". Chỉ việc vào và rời trạng thái "Đã hủy" mới làm kho biến động.

ℹ️ Thay đổi từ v3.0 — đọc kỹ nếu bạn đã quen cách cũ. Trước v3.0, xóa đơn là cách duy nhất lấy lại tồn kho, còn đổi trạng thái sang "Đã hủy" thì không làm gì cả. Nay ngược lại:

Hủy đơn (chuyển trạng thái sang "Đã hủy") → hàng về kho, đơn vẫn còn để tra cứu.

Xóa đơn → hàng cũng về kho (nếu chưa về), nhưng đơn mất vĩnh viễn.

Lý do: trước đây muốn lấy lại kho thì buộc phải xóa đơn, tức mỗi lần hủy một đơn là mất luôn chứng từ. Nay bạn chọn được: hủy để giữ lại hồ sơ, hoặc xóa nếu đơn đó vốn không nên tồn tại (nhập nhầm, đơn thử).

✅ Bạn không cần nhớ thứ tự nào cả. Xóa đơn tự trả hàng về kho, và nếu đơn đã hủy từ trước thì hệ thống biết hàng đã về rồi nên không cộng thêm lần nữa.

🚫 Không xóa được đơn đã gửi hàng. Nếu đơn đang ở trạng thái giao hàng "Đang gửi" hoặc "Đã gửi xong", hệ thống chặn xóa — vì xóa sẽ cộng hàng về kho trong khi hàng đang ở chỗ khách. Trường hợp đó hãy đổi trạng thái đơn thay vì xóa.

⚠️ Mở lại đơn đã hủy sẽ trừ kho lại — và có thể bị từ chối. Trong lúc đơn nằm ở trạng thái "Đã hủy", hàng đã về kho và có thể đã được bán cho người khác. Khi bạn mở lại đơn, hệ thống kiểm tra tồn kho trước:

Đủ hàng → trừ kho, đơn chuyển trạng thái bình thường.

Không đủ hàng và bạn đang tắt "Cho phép mua khi hết hàng" → hệ thống từ chối, báo rõ lý do, và không thay đổi gì cả: không trừ dòng nào, trạng thái đơn giữ nguyên "Đã hủy". Muốn mở lại thì nhập thêm hàng, hoặc bật "Cho phép mua khi hết hàng".

Kiểu từ chối "được ăn cả, ngã về không" này là có chủ đích: trừ được vài dòng rồi dừng giữa chừng sẽ làm kho sai mà đơn vẫn mang trạng thái cũ — không ai lần ra được.

ℹ️ Hủy đi hủy lại không cộng kho nhiều lần. Hệ thống ghi nhớ đơn nào đang có hàng nằm trong kho. Một đơn bị hủy rồi mở lại rồi hủy tiếp chỉ làm hàng đi về đúng một lượt mỗi chiều — không có chuyện bấm hủy hai lần thì kho cộng đôi.

Điểm quan trọng: đơn tạo trong admin cũng trừ/hoàn kho y như đơn khách đặt ngoài. Trước đây đơn admin từng không trừ kho, gây lệch số liệu — nay đã thống nhất.

5. Sản phẩm Gói (Bundle) trừ kho thế nào?

Với sản phẩm loại Gói (Bundle/Build), khi bán 1 gói, hệ thống trừ kho từng sản phẩm con theo số lượng khai báo trong gói (đồng thời cũng trừ kho của chính gói nếu gói có quản lý kho).

Ví dụ: "Bộ quà" = 1 hộp bánh + 2 chai nước. Bán 1 bộ → trừ 1 hộp bánh và 2 chai nước khỏi kho.

Chi tiết cách tạo và cấu hình Gói: xem Sản phẩm gói (Bundle/Combo) và Tổ chức sản phẩm.

6. Chặn vượt tồn: áp dụng THỐNG NHẤT cho cả storefront và admin

Khi bật Quản lý tồn kho (product_stock) và tắt "Cho phép mua khi hết hàng" (product_buy_out_of_stock), nếu số lượng đặt vượt tồn:

Ngoài storefront (khách tự mua): hệ thống chặn — không cho đặt đơn vượt tồn.
Trong admin (bạn tự tạo/sửa đơn): hệ thống cũng chặn y như storefront — không lưu được đơn/dòng hàng vượt tồn, hiện thông báo lỗi. (Áp cho cả: tạo đơn mới, thêm dòng hàng, và tăng số lượng dòng hàng.)

Nói ngắn gọn: cả khách lẫn admin đều bị chặn khi vượt tồn — cùng một quy tắc, cùng một cấu hình product_buy_out_of_stock.

Lưu ý thay đổi (từ 2026-08-16): trước đây admin chỉ bị cảnh báo nhưng vẫn lưu được đơn vượt tồn; nay đã thống nhất chặn để tránh bán quá số lượng thật ở mọi kênh.

Vẫn muốn tạo đơn vượt tồn qua admin (bán trước, nợ hàng, nhập bù sau)? → bật "Cho phép mua khi hết hàng" (product_buy_out_of_stock). Khi đó cả hai kênh đều cho phép vượt tồn (kho có thể về âm).

7. Cấu hình từng bước (dành cho người mới)

Đăng nhập trang quản trị, vào Cấu hình cửa hàng.
Mở nhóm Sản phẩm, tìm mục Quản lý tồn kho (product_stock):
- Bật nếu bạn muốn theo dõi số lượng tồn.
- Tắt nếu bán dịch vụ/số không giới hạn (luôn cho mua).
Mở nhóm Đơn hàng, tìm mục Cho phép mua khi hết hàng (product_buy_out_of_stock):
- Tắt nếu muốn chặn bán vượt tồn (khuyến nghị cho hàng vật lý).
- Bật nếu chấp nhận cho mua kể cả khi hết (kho có thể về âm).
Vào từng Sản phẩm, nhập Tồn kho (stock) và Số lượng tối thiểu (minimum) nếu cần.
Lưu lại. Nếu thành công, hệ thống báo cập nhật thành công và con số tồn kho sẽ áp dụng ngay ở storefront.

Mẹo kiểm tra: tạo thử một đơn trong admin cho một sản phẩm có tồn kho, rồi mở lại sản phẩm đó xem stock đã giảm và sold đã tăng đúng chưa.

Hỏi & Đáp (Q&A)

Câu 1: Tôi muốn cửa hàng không quan tâm tồn kho (luôn cho mua) thì làm sao?

→ Tắt cấu hình Quản lý tồn kho (product_stock). Khi đó hệ thống luôn cho mua, không kiểm tra số lượng tồn.

Câu 2: Tôi muốn chặn khách mua khi hết hàng?

→ Bật Quản lý tồn kho và tắt "Cho phép mua khi hết hàng" (product_buy_out_of_stock). Khi tồn về 0, khách không đặt được nữa.

Câu 3: Vì sao tôi tạo đơn trong admin mà tồn kho không đổi (ở bản cũ)?

→ Đó là lỗi cũ: đơn admin không trừ kho. Bản hiện tại đã sửa — đơn admin trừ/hoàn kho giống đơn khách đặt ngoài.

Câu 4: Trong admin tôi tạo đơn vượt tồn, hệ thống có cho lưu không?

→ Không (khi đã bật "Quản lý tồn kho" và tắt "Cho phép mua khi hết hàng"). Từ 2026-08-16, admin bị chặn giống hệt khách ngoài storefront — không tạo được đơn/dòng hàng vượt tồn. Nếu thực sự cần vượt tồn (bán trước, nợ hàng), hãy bật "Cho phép mua khi hết hàng".

Câu 5: Tồn kho có thể về số âm không?

→ Có, chỉ khi bật "Cho phép mua khi hết hàng" (product_buy_out_of_stock). Khi đó cả khách lẫn admin đều đặt được vượt tồn và kho về âm (bạn đang nợ hàng). Nếu tắt cấu hình này thì không kênh nào (kể cả admin) tạo được đơn vượt tồn.

Câu 6: Xóa đơn thì tồn kho có tự trả lại không?

→ Có — và nếu đơn đã hủy từ trước (hàng đã về kho rồi) thì hệ thống không cộng thêm lần nữa. Lưu ý: đơn đã gửi hàng thì không xóa được, vì hàng đang ở chỗ khách chứ không ở kho.

Câu 7: Sản phẩm Gói (Bundle) trừ kho ra sao?

→ Bán 1 gói sẽ trừ kho từng sản phẩm con theo số lượng trong gói. Xem thêm tài liệu Sản phẩm gói.

Câu 8: "Đã bán" (sold) khác "Tồn kho" (stock) thế nào?

→ stock là số còn lại để bán; sold là số đã bán ra, chỉ dùng để thống kê và tự cộng khi có đơn.

Câu 9: Tôi muốn ẩn sản phẩm khi hết hàng trên storefront?

→ Bật cấu hình Ẩn sản phẩm hết hàng (product_display_out_of_stock); khi có quản lý kho, sản phẩm về 0 sẽ không hiện.

Câu 10: Số lượng tối thiểu (minimum) để làm gì?

→ Bắt khách mua tối thiểu một lượng nhất định mỗi lần (ví dụ bán sỉ tối thiểu 10). Mặc định là 1.

Lịch sử thay đổi

Ngày	Phiên bản GP247	Thay đổi
2026-08-29	v3.0	Hủy đơn nay hoàn kho (trước đây không); xóa đơn vẫn hoàn kho nhưng chỉ khi hàng chưa về, và bị chặn nếu đơn đã gửi hàng; mở lại đơn đã hủy trừ kho lại và bị từ chối nếu không đủ tồn + tắt "cho phép mua khi hết hàng"; hủy/mở lại/xóa nhiều lần chỉ chuyển hàng đúng một lượt mỗi chiều

📅 Cập nhật lần cuối: 2026-08-29 · ✍️ Tác giả (Author): GP247