🌐 Ngôn ngữ: 🇻🇳 Tiếng Việt (hiện tại) · 🇬🇧 English

Quản Lý Đơn Trả Hàng (Trả hàng cho nhà cung cấp)

Giới thiệu

Tài liệu này hướng dẫn nghiệp vụ trả hàng cho nhà cung cấp trong plugin InOut: chọn đơn nhập gốc, chọn sản phẩm cần trả, xuất kho và ghi nhận hoàn tiền. Dành cho quản lý kho và kế toán. Đọc xong bạn sẽ xử lý được một đơn trả hàng và đối chiếu hoàn tiền chính xác.

Quy trình trả hàng

flowchart LR
    A["Chọn đơn nhập gốc"] --> B["Chọn SP cần trả<br/>(Nháp)"]
    B --> C["Xác nhận"]
    C --> D["Thực hiện trả<br/>(Xuất kho)"]
    D --> E["Nhận hoàn tiền"]
    D -. tự động .-> F["Tồn kho giảm"]
    E -. tự động .-> G["Sinh phiếu thu<br/>trong sổ thu chi"]

Các bước thực hiện

Bước 1 — Tạo đơn trả hàng

1. Vào menu Đơn hàng → Đơn Trả Hàng, nhấn Tạo đơn trả hàng.
2. Chọn đơn nhập hàng gốc (đơn đã nhận hàng thực tế). Hệ thống nạp danh sách sản phẩm đã nhận kèm số lượng còn có thể trả.
3. Nhập số lượng cần trả cho từng sản phẩm (hỗ trợ số lẻ, tối đa 2 chữ số thập phân).
4. (Tùy chọn) Thêm chi phí phát sinh khi trả hàng (ví dụ phí vận chuyển trả), có phân loại; chi phí chấp nhận số âm.
5. Nhấn Lưu. Mã đơn trả tự sinh (dạng RO-YYYYMMDD-XXXX).

Không trả vượt số đã nhận: tổng số cần trả (cộng dồn qua tất cả đơn trả chưa hủy của cùng sản phẩm) không được vượt số lượng đã thực nhận. Hệ thống chặn ngay khi tạo.

Bước 2 — Xác nhận & thực hiện trả hàng

1. Xác nhận đơn để chuyển từ Nháp sang Đã xác nhận.
2. Nhập số lượng thực tế đã trả cho từng sản phẩm rồi lưu. Hỗ trợ trả nhiều đợt (trả một phần).
3. Tồn kho sản phẩm tự động giảm theo số đã trả. Nếu giảm số thực trả xuống, tồn kho được hoàn lại tương ứng.

Bước 3 — Nhận hoàn tiền

1. Hệ thống tự tính tổng tiền cần hoàn = Σ(đơn giá nhập × số lượng trả) + chi phí phụ.
2. Trong chi tiết đơn, mục Hoàn tiền, nhập số tiền, ngày hoàn, phương thức → lưu. Có thể ghi nhiều đợt.
3. Mỗi khoản hoàn tiền tự động sinh một phiếu thu trong Sổ thu chi.

Không hoàn vượt tổng cần hoàn: tổng đã hoàn + khoản mới không được lớn hơn tổng tiền cần hoàn. Nếu nhà cung cấp bù thêm ngoài giá trị hàng trả, hãy ghi bằng phiếu thu thủ công riêng (xem Thu chi & Công nợ), không nhồi vào đơn trả.

Trạng thái đơn trả hàng

Tìm kiếm & lọc danh sách

Trang danh sách đơn trả cho phép lọc theo: mã đơn, trạng thái, đơn nhập tham chiếu, và khoảng ngày tạo.

Điều kiện & ràng buộc (hiểu trước khi thao tác)

Mỗi ràng buộc dưới đây đều nhằm giữ tồn kho và công nợ chính xác:

Khi tạo đơn trả:

• Phải chọn đơn nhập gốc đã nhận hàng thực tế — đơn còn Nháp/đã hủy không hiện ra.
• Ít nhất 1 sản phẩm; mỗi dòng chọn từ sản phẩm đã nhận của đơn gốc.
• Số cần trả > 0, tối đa 2 chữ số thập phân.
• Số cần trả (cộng dồn mọi đơn trả chưa hủy của cùng sản phẩm) ≤ số đã thực nhận — để không trả nhiều hơn số hàng thực có.
• Chi phí phụ có thể là số âm; theo giới hạn ký tự như đơn nhập.

Khi thực hiện trả:

• Số thực trả không vượt số cần trả của dòng.
• Tồn kho phải đủ để trừ khi trả — thiếu kho thì thao tác bị chặn (tránh tồn kho âm).

Khi hoàn tiền:

• Số tiền > 0.
• Tổng đã hoàn + khoản mới ≤ tổng tiền cần hoàn — phần nhà cung cấp bù thêm ngoài giá trị hàng trả phải ghi bằng phiếu thu thủ công riêng.

Xác nhận / hủy:

• Chỉ xác nhận đơn đang Nháp.
• Chỉ hủy khi chưa trả sản phẩm nào.

Khóa sổ: thao tác trên đơn thuộc kỳ đã khóa (xét theo ngày đơn, hoặc ngày hoàn tiền khi ghi/xóa hoàn tiền) đều bị chặn.

Hỏi & Đáp (Q&A)

Câu 1: Vì sao tôi không chọn được đơn nhập để trả?

→ Chỉ những đơn nhập đã nhận hàng thực tế (còn số lượng có thể trả) mới xuất hiện. Đơn còn Nháp/đã hủy sẽ không được liệt kê.

Câu 2: Hệ thống báo "vượt số đã nhận" nghĩa là gì?

→ Số lượng bạn định trả (cộng cả các đơn trả khác đang mở của cùng sản phẩm) đã lớn hơn số thực nhận. Giảm số lượng trả lại cho đúng.

Câu 3: Nhà cung cấp hoàn cho tôi nhiều hơn giá trị hàng trả thì ghi ở đâu?

→ Phần dôi ra là thu nhập khác. Tạo một phiếu thu thủ công (đối tượng = nhà cung cấp) trong Sổ thu chi, không ghi vào đơn trả.

Câu 4: Trả hàng có tự trừ tồn kho không?

→ Có. Khi ghi số lượng thực đã trả, tồn kho giảm ngay. Nếu tồn kho không đủ để trừ, hệ thống sẽ báo lỗi.

Câu 5: Tôi hủy đơn trả đã thực hiện được không?

→ Không. Chỉ hủy được khi chưa trả sản phẩm nào. Nếu đã trả, hãy điều chỉnh số lượng thực trả về đúng thực tế.

Câu 6: Khoản hoàn tiền có ảnh hưởng công nợ nhà cung cấp không?

→ Có. Hoàn tiền làm giảm công nợ bạn nợ nhà cung cấp. Xem cách tính ở Thu chi & Công nợ.

_{📅 Cập nhật lần cuối: 2026-08-16 · ✍️ Tác giả (Author): GP247}