🌐 Ngôn ngữ: 🇻🇳 Tiếng Việt (hiện tại) · 🇬🇧 English

Quản Lý Đơn Nhập Hàng (Nhập kho từ nhà cung cấp)

Giới thiệu

Tài liệu này hướng dẫn nghiệp vụ nhập hàng trong plugin InOut: từ lúc tạo đơn đặt hàng cho nhà cung cấp, xác nhận, nhận hàng vào kho, cho tới thanh toán công nợ. Dành cho chủ cửa hàng, quản lý kho và kế toán nội bộ. Đọc xong bạn sẽ tự tạo và xử lý được một đơn nhập hàng hoàn chỉnh.

Quy trình nhập hàng

flowchart LR
    A["Tạo đơn nhập<br/>(Nháp)"] --> B["Xác nhận<br/>(Đã xác nhận)"]
    B --> C["Nhận hàng<br/>(Nhập kho)"]
    C --> D["Thanh toán NCC<br/>(Ghi nhận chi)"]
    C -. tự động .-> E["Tồn kho tăng<br/>+ tính lại giá vốn"]
    D -. tự động .-> F["Sinh phiếu chi<br/>trong sổ thu chi"]

Các bước thực hiện

Bước 1 — Tạo đơn nhập hàng

1. Vào menu Đơn hàng → Đơn Nhập Hàng, nhấn Tạo đơn nhập hàng.
2. Chọn nhà cung cấp từ danh sách (bắt buộc — chọn trước khi thêm sản phẩm).
3. Thêm từng dòng sản phẩm: gõ tên hoặc mã SKU để tìm, chọn sản phẩm có sẵn, rồi nhập số lượng và đơn giá nhập. Số lượng hỗ trợ số lẻ (tối đa 2 chữ số thập phân, ví dụ 1.5).
4. Nếu hàng có thuế, nhập thuế suất (%) cho từng dòng — hệ thống tự tính tiền thuế.
5. (Tùy chọn) Thêm chi phí phụ (vận chuyển, bảo hiểm, bốc xếp…), chọn phân loại cho mỗi chi phí. Chi phí có thể nhập số âm để biểu diễn chiết khấu/giảm giá từ nhà cung cấp.
6. Nhấn Lưu. Hệ thống tự sinh mã đơn (dạng PO-YYYYMMDD-XXXX) và tự tính: tổng tiền hàng + tổng thuế + chi phí phụ = tổng cộng.

Đơn mới tạo ở trạng thái Nháp. Chỉ khi ở trạng thái Nháp bạn mới được thêm/xóa dòng sản phẩm.

Bước 2 — Xác nhận đơn hàng

1. Mở chi tiết đơn đang Nháp, nhấn Xác nhận.
2. Đơn chuyển sang trạng thái Đã xác nhận, sẵn sàng để nhận hàng.

Bước 3 — Nhận hàng (Nhập kho)

1. Trong chi tiết đơn, tại mỗi dòng sản phẩm nhập số lượng thực nhận rồi lưu.
2. Bạn có thể nhận nhiều đợt (nhận một phần) — trạng thái dòng tự đổi: Chờ nhận → Nhận một phần → Đã nhận đủ.
3. Ngay khi ghi nhận, tồn kho sản phẩm tự động tăng và giá vốn trung bình được tính lại theo đơn giá nhập.

Nếu lỡ nhập dư và giảm số lượng thực nhận xuống, hệ thống tự trừ lại đúng phần tồn kho đã cộng thừa.

Bước 4 — Thanh toán cho nhà cung cấp

1. Trong chi tiết đơn, mục Thanh toán, nhập số tiền, ngày thanh toán, phương thức, ghi chú → lưu.
2. Theo dõi: Tổng tiền / Đã trả / Còn lại. Có thể ghi nhận nhiều đợt thanh toán.
3. Mỗi khoản thanh toán tự động sinh một phiếu chi trong Sổ thu chi (không phải nhập tay lại).

Không thể trả vượt tổng đơn: tổng đã trả + khoản mới không được lớn hơn tổng cộng của đơn — hệ thống sẽ báo lỗi.

Trạng thái đơn nhập hàng

Tìm kiếm & lọc danh sách

Trang danh sách đơn nhập cho phép lọc theo: mã đơn, nhà cung cấp, trạng thái, và khoảng ngày tạo (từ ngày – đến ngày).

Lưu ý về khóa sổ

Nếu kỳ kế toán chứa ngày của đơn đã bị khóa sổ, mọi thao tác sửa đổi trên đơn đó (thêm/xóa chi phí, thêm/xóa sản phẩm, thanh toán, hủy…) sẽ bị chặn. Xem Thu chi, Công nợ & Khóa sổ.

Điều kiện & ràng buộc (hiểu trước khi thao tác)

Nắm trước các quy tắc sau để không bị "vướng" khi đang nhập liệu — mỗi ràng buộc đều có lý do nghiệp vụ:

Khi tạo / sửa đơn:

• Phải chọn nhà cung cấp trước khi thêm sản phẩm — để gắn công nợ đúng đối tượng.
• Ít nhất 1 sản phẩm; mỗi dòng phải chọn sản phẩm có thật trong kho và có tên.
• Số lượng đặt > 0, tối đa 2 chữ số thập phân (1.25 hợp lệ, 1.255 bị từ chối) — vì hệ thống chỉ lưu 2 số lẻ.
• Đơn giá nhập ≥ 0 — giá nhập không thể âm.
• Thuế suất (nếu nhập) trong khoảng 0–100%.
• Chi phí phụ có thể là số âm (để ghi chiết khấu); tên ≤ 255 ký tự, ghi chú ≤ 500 ký tự.
• Ghi chú đơn ≤ 2000 ký tự.

Khi nhận hàng:

• Số thực nhận không vượt số đặt của dòng đó — không thể nhận nhiều hơn đã đặt.
• Số thực nhận ≥ 0, tối đa 2 chữ số thập phân.
• Nếu giảm số thực nhận khiến phải trừ kho mà tồn kho không đủ → bị chặn (tránh tồn kho âm).

Khi thanh toán:

• Số tiền > 0.
• Tổng đã trả + khoản mới ≤ tổng đơn — không cho trả vượt giá trị đơn.

Thêm/xóa sản phẩm, xác nhận, hủy:

• Chỉ thêm/xóa sản phẩm khi đơn còn Nháp — đơn đã xác nhận/đã nhận thì danh sách bị khóa để bảo toàn số liệu.
• Không xóa dòng đã nhận hàng (số thực nhận > 0) hoặc đã có đơn trả liên quan.
• Chỉ hủy được đơn khi chưa nhận sản phẩm nào.
• Chỉ xác nhận được đơn đang Nháp.

Khóa sổ: mọi thao tác sửa đổi trên đơn thuộc kỳ đã khóa (xét theo ngày của đơn) đều bị chặn.

Hỏi & Đáp (Q&A)

Câu 1: Tôi có bắt buộc phải "Xác nhận" rồi mới nhận hàng được không?

→ Nên theo trình tự Nháp → Xác nhận → Nhận hàng để dữ liệu rõ ràng. Việc thêm/xóa dòng sản phẩm chỉ làm được khi đơn còn Nháp.

Câu 2: Nhập nhầm số lượng thực nhận thì sửa thế nào?

→ Chỉ cần nhập lại số lượng thực nhận đúng và lưu. Nếu số mới nhỏ hơn số cũ, tồn kho tự trừ lại phần dư; nếu lớn hơn, tồn kho cộng thêm.

Câu 3: Chi phí phụ nhập số âm để làm gì?

→ Để ghi chiết khấu/giảm giá nhà cung cấp cho bạn. Ví dụ chi phí -200.000 sẽ làm giảm tổng cộng của đơn.

Câu 4: Tại sao tôi không thêm được sản phẩm vào đơn?

→ Chỉ đơn ở trạng thái Nháp mới được thêm/xóa sản phẩm. Đơn đã xác nhận/đã nhận thì danh sách sản phẩm bị khóa.

Câu 5: Vì sao hệ thống chặn khoản thanh toán của tôi?

→ Vì tổng đã trả cộng khoản mới sẽ vượt tổng đơn hàng. Kiểm tra lại số tiền còn lại trước khi nhập.

Câu 6: "Giá vốn trung bình" được tính thế nào?

→ Khi nhận hàng có đơn giá, hệ thống tính bình quân gia quyền: (tồn cũ × giá vốn cũ + số nhận × đơn giá nhập) ÷ (tồn cũ + số nhận). Giá vốn chỉ cập nhật lúc nhận hàng, không tính hồi tố cho đơn cũ.

Câu 7: Tôi hủy đơn đã nhận hàng được không?

→ Không. Chỉ hủy được đơn chưa nhận sản phẩm nào. Nếu đã lỡ nhận, hãy dùng nghiệp vụ Trả hàng.

Câu 8: Xuất đơn nhập ra Excel/PDF ở đâu?

→ Trong trang chi tiết đơn, dùng nút Export Excel hoặc Export PDF. Xem Xuất dữ liệu & In ấn.

_{📅 Cập nhật lần cuối: 2026-08-16 · ✍️ Tác giả (Author): GP247}